Für viele Selbstständige ist das Thema Buchhaltung Outsourcing früher oder später ein Thema. Besonders kreative Köpfe möchten sich nicht mehr als nötig mit diesem Thema auseinandersetzen. Doch auch für Unternehmen mit einem bestehenden Team kann das Outsourcing der Lohnbuchhaltung und das Auslagern vom Rechnungswesen interessant sein, um Kosten zu sparen.

In unserem Ratgeber lesen Sie, welche Vorteile das Outsourcing der Buchhaltung mit sich bringt und welche Kosten beim Auslagern auf Sie zukommen. Zudem erfahren Sie, welche Möglichkeiten es gibt.

Warum es sich lohnt, die Buchhaltung auszulagern

Für viele Selbstständige ist die Buchhaltung und alles rund um das Thema Steuern ein notwendiges Übel. Die meisten möchten ihre Zeit-Ressourcen lieber in eigene Projekte oder die Zusammenarbeit mit ihren Kunden investieren. Aus diesem Grund wird die Buchhaltung vor allem als Zeitfresser gesehen.

In Firmen ist es oft so, dass in der internen Buchhaltung die Ressourcen gebündelt werden. Das bringt den Nachteil mit sich, dass das wichtige Know-how fehlt, wenn sich Mitarbeiter mit unzureichender Ausbildung mit bestimmten Aufgaben der Buchhaltung beschäftigen. Damit erhöht sich auch das Risiko von Fehlern.

👍🏼 Tipp: In beiden Fällen ist das Auslagern der Buchhaltung sinnvoll. Zum einen bringt das eine Zeitersparnis mit sich und zum anderen wird auch das Risiko von Fehlern minimiert. Doch das sind nicht die einzigen Vorteile, die Sie mit dem Outsourcen der Buchhaltung erwartet.

Vorteile vom Outsourcing der Buchhaltung

Das Outsourcing der Buchhaltung bringt viele Vorteile mit sich. Geben Sie die Buchhaltung an den Steuerberater oder ein professionelles Buchhaltungsbüro ab, entstehen einige Vorteile. Die wichtigsten finden Sie in der folgenden Zusammenfassung:

Konzentration auf Ihr Kerngeschäft: Wenn Sie die ungeliebte Buchhaltung anderen Dienstleistern überlassen, können Sie sich auf Ihre Kunden konzentrieren und neue Ideen für zukünftige Projekte entwickeln. Damit besinnen Sie sich wieder auf Ihre eigenen Stärken und bauen Ihr Unternehmen weiter aus.

• Erfahrung des Buchhalters: Ein Punkt, der nicht zu vernachlässigen ist: die Erfahrung, die externe Dienstleister mitbringen. Er weiß genau, was er tut und erfüllt die Aufgaben korrekt. Um die Erfüllung der Aufgaben beim Outsourcing der Finanzbuchhaltung zu gewährleisten, sollten Sie bei der Auswahl des Buchhalters genau hinsehen.
• Kosten reduzieren: Sie brauchen nicht mehr für Lizenzen und Software bezahlen, denn diese Kosten sind im Preis des externen Dienstleisters enthalten. Neben den Kosten für die Software fällt beim Outsourcen auch die finanzielle Belastung für das Personal inklusive Zeit für die Einarbeitung weg.
• Übertragung der Haftung: Beauftragen Sie als Unternehmen ein professionelles Buchhaltungsbüro, geht die Haftung auf dieses über. Das eigene Führungspersonal ist von einer straf- und zivilrechtlichen Haftung befreit. Auch bei einer Finanzprüfung ist der externe Dienstleister in der Pflicht.
• Risiko minimieren: Als Laie liegt das Risiko von Fehlern bei der Buchhaltung recht hoch. Das kann finanzielle Folgen haben und die werden bei der Beauftragung eines externen Dienstleisters oder dem Steuerberater stark minimiert.

Neben den vielen Vorteilen bietet das Auslagern der Buchhaltung auch ein paar Nachteile. Dazu gehört beispielsweise die Abhängigkeit des externen Buchhalters oder des Buchhaltungsbüros. Sie können die Arbeit nicht direkt einsehen, sondern sind auf die Berichte angewiesen.

❌ Hinweis: Zudem müssen Sie sich darüber bewusst sein, dass der Dienstleister Zugriff auf sensible Daten und ggf. Betriebsgeheimnisse hat. Im Vertrag mit dem Dienstleister sollten Sie aus diesem Grund unbedingt eine Klausel zur Verschwiegenheitspflicht einbauen, um eine Weitergabe Ihrer Daten zu vermeiden.

Möglichkeiten des Outsourcings der Buchhaltung

Sind Sie von den Vorteilen überzeugt und haben sich zum Outsourcing der Buchhaltung entschlossen, müssen Sie sich überlegen, inwieweit Sie die Buchhaltung auslagern. An dieser Stelle gibt es genau zwei Möglichkeiten:

• Vollständige Auslagerung: Sie möchten fast nichts mehr mit der Buchhaltung in Ihrem Unternehmen zu tun haben? Dann lagern Sie alle Aufgaben aus, die mit der Buchhaltung zusammenhängen – von der kleinsten Buchung bis zum Jahresabschluss. Suchen Sie sich hierfür einen professionellen Buchhaltungsservice oder einen guten Buchhalter. Beachten Sie, dass diese Variante die meisten Kosten verursacht.
• Teilbereiche auslagern: Diese Option sollten Sie wählen, wenn Ihnen kein allzu großes Budget zur Verfügung steht. Beispielsweise können Sie die Belege vorsortieren bzw. in einer Cloudlösung hochladen und Ihr Buchhalter führt die Buchung der Belege durch.

👍🏼 Tipp: Natürlich ist das Outsourcing der Buchhaltung auch immer eine Kostenfrage. Kleine Selbstständige oder Startups können sich die Auslagerung von Arbeit zu Beginn nicht immer leisten. Dann sollten Sie über das Outsourcen bestimmter Teilaufgaben nachdenken. Beispielsweise können Sie mit dem Outsourcing vom Rechnungswesen beginnen und später auch die Lohnbuchhaltung abgeben.

Kosten für das Outsourcen der Buchhaltung

Ob Sie die Buchhaltung vollständig auslagern oder nur an das Outsourcing der Lohnbuchhaltung denken, ist vor allem vom Preis abhängig. Wie hoch die Kosten sind, kann pauschal nicht beantwortet werden. Die monatlichen Preise zum Outsourcen der Buchhaltung sind abhängig von

• Umfang der Auslagerung: Sind es nur Teilbereiche oder lagern Sie alle Aufgaben aus?
• Komplexität: Führen Sie ein großes Unternehmen, bedeutet das für einen Buchhaltungsservice mehr Aufwand als bei Solo-Selbstständigen, die ein Online-Business führen. Die Firma hat oft viel mehr Belege, die gebucht werden müssen.
• Standort des Dienstleisters: Suchen Sie einen Buchhalter in Erfurt, ist der häufig günstiger als ein Buchhaltungsbüro aus München.

Bildnachweise: stock.adobe.com/photographyfirm, stock.adobe.com/stockpics