Die Buchhaltung ermöglicht Ihnen einen Überblick über alle Geschäftsvorfälle, die Ertrags- und Vermögenssituation sowie die Liquidität Ihres Unternehmens. Daher ist es wichtig, alle Buchungen und Belege korrekt zu dokumentieren. Die Buchhaltung lernen Sie z. B. in einem Online-Kurs zum Thema Rechnungswesen. Sie können die Buchhaltung auch an der IHK lernen.
In diesem Artikel erfahren Sie, welche Grundbegriffe es in der Buchhaltung gibt und was der Unterschied zwischen Buchführung und Buchhaltung ist. Zum Schluss erhalten Sie Tipps, welche Möglichkeiten es gibt, die Buchhaltung für Anfänger und Fortgeschrittene zu lernen.
Buchhaltung vs. Buchführung
Oft werden die Begriffe Buchhaltung und Buchführung synonym verwendet. Doch es ist ein weit verbreiteter Irrtum, dass es sich dabei um den gleichen Sachverhalt handelt.
Die Buchhaltung analysiert und dokumentiert alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens. Dazu gehören:
- Einnahmen und Umsatzerlöse
- Aufwendungen, inkl. Löhne und Gehälter
- Abschreibungen
- Mietausgaben
- Kredite
Bei der Buchführung ist die Rede von der geordneten Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge. Das ist die Verfahrensweise, wie Informationen dokumentiert werden. Sie spiegelt den Status in Zahlen wider.
Buchhaltung lernen: Die Basics
Möchten Sie die Buchhaltung selber machen, ist ein bestimmtes Grundwissen im Bereich Buchhaltung entscheidend. Generell ist es wichtig, dass Sie die Buchhaltung immer wahrheitsgemäß und eindeutig machen. Jeder Geschäftsvorfall muss für Fremde, wie beispielsweise das Finanzamt, klar und nachvollziehbar sein. So dürfen beispielsweise keine Buchungen ohne Belege erfolgen.
Sie kennen nun die grundlegende Maßgabe bei der Buchhaltung. Natürlich ist es beim Buchhaltung lernen ebenso wichtig, die Fachbegriffe zu kennen. Die wichtigsten Termini möchten wir Ihnen im Folgenden erläutern:
Einfache Buchführung
Als Kleinunternehmer und Freiberufler sind Sie zu einer einfachen Buchführung verpflichtet. Bei der einfachen Buchführung arbeiten Sie mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR. Dabei werden Einnahmen und Ausgaben nachvollziehbar gegenübergestellt. Bei der einfachen Buchführung ist die Erstellung einer Bilanzierung nicht notwendig. Die EÜR fügen Sie einfach der Einkommenssteuererklärung bei.
Doppelte Buchführung
Unternehmen und Gewerbetreibende mit einem Jahresumsatz von mehr als 600.000 € oder einem Gewinn von 60.000 € pro Jahr sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Unabhängig vom Umsatz gilt für Gewerbetreibende mit einem Eintrag im Handelsregister die Pflicht zur doppelten Buchführung.
Im Vergleich zur einfachen Buchführung ist bei der doppelten Buchführung die Kontierung und Bilanzierung notwendig. Sie müssen jedem Geschäftsvorfall buchhalterisch ein Konto zuweisen. Die Gewinn- und Verlustrechnung sowie die Bilanz sind zwingend erforderlich.
👍🏼 Tipp: Bei der Gewinn- und Verlustrechnung spricht man von der Gegenüberstellung von Soll und Haben. Alternativ können Sie die Aufstellung und Berechnung auch chronologisch aufführen. Achten Sie darauf, dass Sie die gewählte Verfahrensweise langfristig in Ihrem Unternehmen beibehalten. So können Sie eine gute Vergleichbarkeit gewährleisten.
Konten-Arten
Es gibt einige Arten von Konten, die wichtig für die Buchhaltung sind. Diese sollten Sie kennen, um die entsprechende Buchung richtig vorzunehmen.
- Bestandskonten: In den Bestandskonten bilden Sie die Vermögenswerte Ihres Unternehmens ab. Sie bilden die Grundlage für die Bilanzierung. Die Vermögenswerte teilen sich in aktives und passives Vermögen. Bei den Aktiva handelt es sich um positive Werte und bei den Passiva um Verbindlichkeiten.
- Erfolgskonten: In den Erfolgskonten werden Gewinne und Verluste abgebildet. Es findet eine Gegenüberstellung von Erträgen und Aufwand statt.
- Aktiv- und Passivkonten: Auf den Aktivkonten buchen Sie Anlagevermögen. Zugänge werden im Soll und Abgänge im Haben gebucht. Bei Passivkonten spielen Darlehen, Eigenkapital und Verbindlichkeiten eine Rolle. Zugänge buchen Sie hier im Haben und Abgänge im Soll.
Buchungssatz
Der Buchungssatz erklärt die Art des Geschäftsvorfalls und das Konto, auf die eine Buchung erfolgt. Ein Buchungssatz besteht immer aus zwei Konten: Soll und Haben.
Bilanz
Bei der Bilanz ist die Rede von der Gegenüberstellung von Aktiv- und Passivseite, also den Vermögenswerten und der Kapitalseite. Dabei ist eine Inventur zur Ermittlung des Ist-Bestands der Vermögenswerte erforderlich.
Soll- und Ist-Versteuerung
Die Soll-Besteuerung zeichnet sich dadurch aus, dass das Rechnungsdatum und die Fälligkeit der Steuern auf denselben Zeitpunkt fallen. Dabei spielt der Termin des Zahlungseingangs keine Rolle.
Anders sieht das bei der Ist-Versteuerung aus. Die Umsatzsteuer wird in dem Zeitraum berücksichtigt, in dem der Zahlungsstrom durch den Kunden erfolgt. Eine Rechnung aus Einkäufen können Sie als Unternehmen sofort geltend machen. Diese Besteuerungsart ist auf Antrag möglich für:
- Angehörige freier Berufe
- Selbstständige zur Pflicht ohne doppelte Buchführung
- Unternehmen mit weniger als 600.000 € Umsatz
Die Art der Versteuerung hängt mit der Umsatzsteuer zusammen. Die ist für alle Pflicht, außer für Kleinunternehmer. Die Umsatzsteuer müssen Sie regelmäßig an das Finanzamt abführen. Wann Sie die Steuern genau abführen müssen, hängt von der Höhe der eingenommenen Umsatzsteuer ab. Diese Regeln gelten:
- einmalig zum Jahresende: bis 1.000 €
- zum Quartalsende: bis 7.500 €
- monatlich: ab 7.500 €
Weitere Pflichten bei der Buchhaltung
Sie kennen jetzt die wichtigsten Begriffe, wenn es um das Rechnungswesen geht. Doch für Unternehmen gelten noch andere Pflichten. Das sind z. B.:
GoBD-Konformität
Neben den grundlegenden Begriffen ist bei der Buchhaltung die GoBD-Konformität ein entscheidender Punkt. Dabei handelt es sich um “Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Zu diesen Grundsätzen zählen:
- Nachvollziehbarkeit / Nachprüfbarkeit
- Wahrheit, Klarheit und durchlaufende Aufzeichnungen
- Richtigkeit
- Vollständigkeit
- zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung
- Ordnung
- Unveränderbarkeit bzgl. Buchungen und Dokumenten
👍🏼 Tipp: Interessieren Sie sich für weitere Details zur GoBD-Konformität? Dann schauen Sie gerne in den Blogartikel zum Thema Digitale Aufbewahrung. Darin erfahren Sie, worauf Sie bei der digitalen Aufbewahrung achten müssen.
Angebote und Auftragsbestätigungen
Angebote und Auftragsbestätigungen zu erstellen, gehört ebenfalls zur korrekten Buchhaltung. Da es hier wenig rechtliche Vorgaben zu beachten gilt, haben Unternehmer in dieser Angelegenheit mehr Freiheiten als beispielsweise bei der Erstellung einer Rechnung.
👍🏼 Tipp: Zur Erstellung von Angeboten und Auftragsbestätigungen nutzen Sie am besten Vorlagen oder eine Software. Beides minimiert den Zeitaufwand für diese Geschäftsvorfälle erheblich.
Wichtig ist, dass die Angebote eine Unverbindlichkeit enthalten oder auf eine bestimmte Zeit begrenzt sind, da sie andernfalls bindend sind. Die Annahme eines Angebots führt zu einem verbindlichen Vertrag. Die Dokumentation muss Folgendes enthalten:
- Art und Umfang der Leistung
- Beginn und Ende der Leistung
- Gesamtpreis oder Stundensatz
- Zahlungs- und Lieferbedingungen
- Umsatzsteuersatz
👍🏼 Tipp: Eine Auftragsbestätigung ist dann sinnvoll, wenn die Absprachen mündlich getroffen wurden.
Professionelle Rechnungen
Sie müssen Ihre Rechnungen professionell und korrekt erstellen. Dafür sind einige Pflichtangaben wichtig:
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Name und Anschrift des Empfängers
- Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Lieferdatum / Leistungszeitraum
- Art und Menge des Produkts / Umfang der Dienstleistung
- Preisangaben (Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und -betrag, Gesamtbetrag brutto)
- Umsatzsteuer-ID bzw. Steuernummer
- evtl. Hinweis auf Kleinunternehmerregelung laut §19 UStG
Möglichkeiten Buchhaltung zu lernen
Um die Buchhaltung Ihres Unternehmens richtig zu erledigen, bietet sich die Belegung von Kursen an. Diese gibt es sowohl als Online-Kurse als auch als Präsenzveranstaltung.
- Buchführung online lernen: Für Buchhaltungskurse online können Sie sich bei verschiedenen Online-Akademien informieren. Natürlich bieten auch andere Online-Verkaufsplattformen entsprechende Weiterbildungen an. Selbst über eine App können Sie die Buchhaltung lernen. Zudem eignen sich auch Tutorials bei Youtube, um Finanzbuchhaltung zu lernen.
- Präsenzveranstaltungen: Möchten Sie lieber in Präsenzveranstaltungen die Buchhaltung lernen, sind die VHS oder andere Bildungsträger geeignet. Sie bieten sowohl Buchhaltung für Anfänger als auch für Fortgeschrittene an. Informieren Sie sich am besten bei Ihrer Volkshochschule vor Ort.
- Bücher: Sie können die Weiterbildung beim Rechnungswesen und der Buchführung natürlich auch mit klassischen Medien vollziehen. Wenn Sie die Buchhaltung aus einem Buch lernen möchten, sollten Sie allerdings auf die Aktualität achten. Als Online-Variante bietet es sich an, die Buchhaltung mit PDF-Dateien zu lernen.
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