Die vorbereitende Buchhaltung geht jedes Unternehmen an – von Soloselbstständigen und kleinen Firmen bis hin zu großen Unternehmen mit Millionen-Gewinnen. Sie müssen alle Rechnungen und sonstige Unterlagen zusammentragen und sortieren. Erst wenn Sie alle Belege gesammelt haben, kann Ihr Steuerberater seine Arbeit machen.

In diesem Artikel lesen Sie, was alles zur vorbereitenden Buchhaltung gehört und was nicht dazu zählt. Sie lernen alle wichtigen Aufgaben kennen, die Sie erledigen müssen, bevor Sie alle Unterlagen an den Steuerberater übergeben.

Vorbereitende Buchhaltung – Was ist das?

Mit der vorbereitenden Buchhaltung sind alle Aufgaben gemeint, die der Steuerberater für die Aufbereitung der Buchhaltungsunterlagen benötigt. Erst mit den Rechnungen und Belegen kann er die entsprechenden Buchungen vornehmen.

Ihre grundsätzliche Aufgabe ist es, alle Rechnungen und sonstige Belege zusammenzutragen. Sie übernehmen die vorbereitende Buchhaltung für den Steuerberater. Anschließend kann Ihr Steuerberater die Buchungen auf die entsprechenden Konten vornehmen.

In großen Unternehmen übernehmen interne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung. Die Anstellung des qualifizierten Personals lohnt sich, weil sich in Unternehmen mit vielen Beschäftigen entsprechend mehr Belege anhäufen. Das kostet mehr Zeit, als die Unterlagen eines Einzelunternehmers zu sortieren.

In kleineren Firmen übernehmen Büroangestellte mit entsprechenden Kenntnissen die vorbereitende Buchhaltung. Häufig ist die vorbereitende Buchhaltung weniger zeitaufwendig als bei großen Firmen.

Selbstständige oder Einzelunternehmer erledigen die Aufgaben selbst oder beauftragen externe Mitarbeiter mit der vorbereitenden Buchhaltung, wenn sie Zeit sparen möchten. Alternativ können Selbstständige die vorbereitende Buchhaltung auch dem Steuerberater überlassen. Allerdings kann das schnell ins Geld gehen. Sie sollten vorher unbedingt die Preise für die vorbereitende Buchhaltung bei unterschiedlichen Steuerberatern vergleichen.

Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung

Die wichtigste Aufgabe bei der vorbereitenden Buchhaltung ist es, alle Belege zu den Zahlungsvorgängen zu sammeln. Keine Buchung darf ohne Beleg erfolgen. Als Belege gelten beispielsweise folgende Dokumente:

• Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Quittungen
• Bankbelege
• Reisekostenabrechnungen

👍🏼 Tipp: Am besten funktioniert die vorbereitende Buchhaltung online mit einer guten Software. Die ist besonders für Selbstständige Gold wert. In dem Programm erstellen Sie jede einzelne Rechnung und ordnen die Belege direkt dem entsprechenden Buchungskonto zu.

Haben Sie alle Belege zusammengetragen, prüfen Sie diese auf ihre formelle und inhaltliche Richtigkeit. Anschließend sortieren Sie die Belege chronologisch und weisen Sie ggf. dem entsprechenden Bankkonto zu. 

Abhängig von Ihrem Kenntnisstand oder denen Ihrer Mitarbeiter in der Buchhaltungsabteilung werden die Belege für den Steuerberater nun noch vorbereitet oder bereits vorkontiert. Optional ordnen Sie die Belege bereits einem Buchungskonto zu.

👍🏼 Tipp: Bei einem Buchungskonto handelt es sich um eine 4-stellige Nummer. In einer Buchhaltungssoftware können Sie die direkt auswählen. Wenn Sie die Belege nur in Papierform haben, notieren Sie darauf die Nummer des Buchungskontos. Ihr Steuerberater weiß dann, um welches Buchungskonto es sich handelt und kann es ohne weitere Fragen verbuchen. 

Der Steuerberater prüft die Belege und Buchungskonten nur noch auf Richtigkeit. Bei dieser Vorgehensweise können Sie ein paar Kosten sparen, da der Steuerberater wenig Arbeit hat und nur kurz über die Buchungen schauen braucht. 

👍🏼 Tipp: Unterstützen Sie den Steuerberater in Form von Notizen auf den Belegen, falls die Zuordnung nicht eindeutig möglich ist. Die Hinweise dienen indirekt auch Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen, denn so haben Sie nicht so hohe Kosten für den Steuerberater, falls er weitere Fragen hat. Zudem erspart Ihnen das einiges an Zeit.

Zum Schluss erfolgt die Übergabe der vorbereitenden Buchhaltung an den Steuerberater. Das kann je nach Anforderungen monatlich, quartalsweise oder jährlich erfolgen. Am einfachsten ist die digitale Übermittlung aller Belege. Hierfür ist ein Steuerberaterzugang der Software notwendig. Eine andere Möglichkeit bietet die DATEV-Schnittstelle für den Export der Buchhaltungsdaten. Ist Ihr Steuerberater vor Ort, besteht ebenso die Möglichkeit, die Belege und Rechnungen in Papierform an den Steuerberater zu übergeben.

Was gehört nicht zur Buchhaltung

Einige Aspekte aus dem Bereich der Buchhaltung gehören nicht in die vorbereitende Buchhaltung. Dazu zählt z. B. das Kontieren und Verbuchen sowie die Lohnabrechnung und Buchung von Abschreibungen. Auch die folgenden Aufgaben gehören nicht dazu:

• Umsatzsteuervoranmeldung
• Vorbereitung vom Jahresabschluss
• Steuererklärungen

👍🏼 Tipp: Sie sind Einzelunternehmer und machen die vorbereitende Buchhaltung selbst? Im Artikel zum Thema Buchhaltung lernen finden Sie die wichtigsten Begriffe genau erklärt.

Vorbereitende Buchhaltung lernen

Besonders als Neuling in der Selbstständigkeit sind viele unsicher, wenn es um buchhalterische Aufgaben, wie die Rechnung erstellen und Belege sortieren, geht. Oft müssen sie erst die vorbereitende Buchhaltung lernen. Hierfür bietet sich die Belegung von Online-Kursen an. Online finden Sie verschiedene Anbieter. Beispielsweise bietet DATEV selbst Kurse zur vorbereitenden Buchhaltung an.

👍🏼 Tipp: Möchten Sie bei der Gründung eines Unternehmens erst einmal Kosten sparen, helfen Ihnen am Anfang ebenfalls lehrreiche Youtube-Videos zum Thema. In einen guten Steuerberater sollten Sie dennoch von Anfang an investieren.

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