Finden Sie manchmal nicht die Dokumente, die Sie suchen, weil sie falsch einsortiert sind? Oder müssen Sie erst ewig nach dem richtigen Ordner suchen? Dann empfiehlt es sich, schnellstmöglich ein gutes Ordner-System zu schaffen. Ist das nach Ihren Bedürfnissen ausgerichtet, finden Sie immer sofort den richtigen Ordner.
Für die Aufbewahrung Ihrer Ordner im Büro bieten sich verschiedene Möglichkeiten an, die Sie ebenso auf Ihr privates Ordnungssystem anwenden können. In diesem Artikel erfahren Sie, in welchen Systemen Sie Ihre Ordner abstellen können und wie das Sortieren in den einzelnen Ordnern super klappt.
Aufbewahrung der Ordner im Regal
Ein Regal ist ein beliebter Ort zur Aufbewahrung der DIN-A4-Ordner. In den meisten Büros werden die Ordner im Regal abgestellt. Die zwei größten Vorteile dieser Aufbewahrungsmethode sind:
- Sie sehen vom Schreibtisch aus, welcher Ordner an welcher Stelle steht. So haben Sie immer eine gute Übersicht.
- Die Ordner sind schnell griffbereit, da Sie im Vergleich zum Schrank nicht erst eine Tür öffnen brauchen.
Dadurch, dass die Ordner schnell griffbereit sind, können Sie Akten oder lose Blätter umgehend abheften. Natürlich ist es auch einfach möglich, ungelochte Unterlagen in jedem Ordner unterzubringen. Hierfür stecken Sie die Blätter einfach in Klarsichtfolien.
👍🏼 Tipp: Wenn Sie Unterlagen in Klarsichtfolien aufbewahren, sind diese auch nach Jahren noch gut erhalten. Von Falten oder umgeknickten Ecken ist hier keine Spur.
❌ Hinweis: Der Nachteil an einem Regal zur Aufbewahrung der Ordner ist die Sichtbarkeit für jedermann, der in Ihr Büro eintritt. Daher empfiehlt es sich, vertrauliche Unterlagen in einem Aktenschrank aufzubewahren. Im besten Fall ist dieser Schrank zur Aufbewahrung der Ordner geschlossen und mit einem Schlüssel abschließbar.
Eine besondere Form der Regale zur Aufbewahrung der DIN-A4-Ordner sind Steckregale. Die Besonderheit dieser Modelle ist, dass Sie hier beliebig viele Ordner unterbringen können, denn sie sind solange erweiterbar, wie Ihnen Platz zur Verfügung steht. Beliebt sind diese Regale zur Abstellung in einem abschließbaren Raum, um dort vertrauliche Unterlagen, wie Personalakten, unterzubringen.
Aufbewahrung der Ordner im Schrank
Im Vergleich zur Aufbewahrung der Ordner im Regal können Sie auf die Ordner im Schrank nicht direkt zugreifen. Die Türen sorgen dafür, dass die Ordner-Themen vor fremden Blicken geschützt sind.
👍🏼 Tipp: Wenn Sie geheime oder vertrauliche Informationen in Ihren Ordnern aufbewahren, ist es ratsam, sich für einen abschließbaren Schrank zur Aufbewahrung der Ordner zu entscheiden. Die Schlüssel dafür sollten Sie natürlich an einem sicheren Ort verwahren.
Aufbewahrung der Ordner im Karton
Neben Regalen und Schränken bietet sich zur Aufbewahrung der Ordner im Büro auch ein Karton an. Am besten bewahren Sie Ihre Ordner in einem Karton auf, der über einen festen und stabilen Boden verfügt. Diese Art der Aufbewahrung eignet sich besonders gut, wenn Sie in ein anderes Büro ziehen. In einem stabilen Karton können Sie die Ordner sicher transportieren. Auch zur Archivierung von Ordnern eignet sich ein Karton bestens.
👍🏼 Tipp: Jeder Karton zur Aufbewahrung von Ordnern bietet an der Außenseite ein großes Feld zur Beschriftung. So wissen Sie sofort, was sich in einem Karton befindet, ohne hineinschauen zu müssen.
Aufbewahrung der Ordner in Aufbewahrungsbox
Eine Aufbewahrungs- bzw. Archivbox ähnelt von der Form der eines Kartons. Sie verfügt über zusätzliche Griffe an der Seite, um die Archivbox gut transportieren zu können. Aufgrund dieser Eigenschaft ist eine Aufbewahrungsbox zur Aufbewahrung der Ordner ebenso gut für Umzüge geeignet. Ein Beschriftungsfeld zur guten Übersicht, welche Ordner in der Archivbox sind, ist ebenfalls vorhanden.
Aufbewahrung der Ordner im Rondell
Mit einem Rondell bietet sich eine ähnliche Aufbewahrung der Ordner an wie mit einem Regal. Der Unterschied liegt darin, dass ein Rondell eine runde Form zur Aufbewahrung der Ordner hat. Meist können Sie die Ordner in zwei bis vier Etagen übereinander anordnen. Wie auch ein Regal ist ein Rondell für die Aufbewahrung der Ordner nicht geschlossen und die Ordner können von allen Mitarbeitern eingesehen werden.
👍🏼 Tipp: Der große Vorteil von der Aufbewahrung der Ordner im Rondell ist, dass die Modelle drehbar sind. Durch die runde Aufbewahrung der Ordner können Sie von jeder Seite auf bestimmte Ordner zugreifen.
Ordnungssystem in allen Ordnern
Genauso so wichtig für ein gutes Ordnungssystem ist die Ordnung innerhalb der einzelnen Ordner. Eine gute Richtlinie ist das 7-Ordner-System. Dieser Ordnerstruktur zeichnet sich dadurch aus, dass in einem Ordner maximal 7 Unterordner erstellt werden.
Achten Sie dabei besonders auf eine sinnvolle Reihenfolge. Diese kann in dem Ordner Buchhaltung z. B. folgendermaßen aussehen:
- Ausgangsrechnungen
- Eingangsrechnungen
- Kassenbelege
- Bankbelege
- BWA
- Sonstiges
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