In vielen Unternehmen und Haushalten stapeln sich die Unterlagen – von Verträgen über Rechnungen bis hin zu Steuerbescheiden. Um bei all den Dokumenten den Überblick zu behalten, ist ein gutes Ordnungssystem Gold wert. Das hilft auch bei der Einhaltung der Aufbewahrungsfristen 2020.
Eine Aufbewahrungspflicht für Firmen besteht aus dem Grund, weil alle Geschäftsvorfälle auch von Fremden, meist dem Finanzamt, nachvollziehbar sein müssen. Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Unternehmen und Privathaushalte und welche Dokumente muss ich aufbewahren? Diese und weitere Fragen zum Thema Aufbewahrungsfristen für Unternehmen klären wir heute.
Aufbewahrungspflicht für Unternehmen
Alle Unternehmen unterliegen einer Aufbewahrungspflicht. Sie müssen selbst Zugriff auf all ihre Dokumente haben und den im Fall einer Betriebsprüfung auch dem Finanzamt gewähren.
Gut zu wissen: Die Unterlagen brauchen Sie nicht unbedingt in Papierform aufbewahren. Es besteht eine digitale Aufbewahrungspflicht. Daher reicht die elektronische Form vollkommen aus.
Die GoBD-konforme Archivierung realisieren Sie mit einer Archivierungssoftware. Auch für die Aufbewahrungspflicht von E-Mails steht diese zur Verfügung. Alle Dokumente müssen Sie revisionssicher aufbewahren.
Wer ist zur Aufbewahrung verpflichtet?
Unternehmen haben eine steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht. Die ist nach§147 AO geregelt. Darin sind auch die Aufbewahrungsfristen für Deutschland festgehalten.
Für alle Unternehmen, die eine Buchführungspflicht haben, gilt auch die Aufbewahrungspflicht von Dokumenten nach dem Steuerrecht. Unter anderem gibt es eine
- Aufbewahrungspflicht von Aufträgen
- Aufbewahrungspflicht der Buchhaltung
- Aufbewahrungspflicht aller Belege
Die Aufbewahrungspflicht von Dokumenten nach dem Handelsrecht gilt für Kaufleute. Laut §238 HGB muss die Buchführung lückenlos nachvollziehbar sein.
Kurz gesagt, zählen folgende Parteien zum Personenkreis der Aufbewahrungspflichtigen:
- Buchführungspflichtige
- Gewerbetreibende
- Land- und Forstwirte mit einem Jahresumsatz von mind. 600.000 € bzw. einem Jahresgewinn von mind. 60.000 €
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Unternehmen?
Abhängig davon, um welche Art von Dokument es sich handelt, gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 oder 10 Jahren. Die Aufbewahrungsfristen für Unternehmen sind in der Abgabeordnung festgelegt.
Ab wann die Aufbewahrungsfristen für Dokumente in Kraft treten, hängt davon ab, wann der letzte Eintrag in einem Dokument vorgenommen wurde. Das lässt sich einfach am Beispiel des Jahresabschlusses erklären.
Den Jahresabschluss für 2019 führen Sie erst im Jahr 2020 durch. Damit beginnt die Aufbewahrungsfrist am 01.01.2020 und endet am 31.12.2029.
| Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren | Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren |
| Bücher und AufzeichnungenInventareJahresabschlüsseEröffnungsbilanz mit Arbeitsanweisungen und OrganisationsunterlagenBuchungsbelege und RechnungenBankunterlagen und KontoauszügeFahrtenbücherSteuererklärungen und Umsatzsteuervoranmeldungen | Handels- und GeschäftsbriefeWiedergabe abgesandter BriefeAngeboteAuftragsbestätigungenBuchführungsprogrammMahnungenVersicherungspolicenVerträge |
In bestimmten Fällen können sich die Aufbewahrungsfristen für Firmen verlängern. Das ist z. B. dann der Fall, wenn die Festsetzungsfrist eines vorläufigen Steuerbescheids, die normalerweise 4 Jahre beträgt, die Aufbewahrungsfrist übersteigt.
Als Startzeitpunkt gilt der 1. Januar des Jahres, in dem die Steuererklärung abgegeben wurde. Eine Verlängerung auf 5 Jahre gilt bei einer leichtfertigen Steuerverkürzung nach §378 AO. Die Aufbewahrungsfrist für Dokumente beträgt weitere 10 Jahre, wenn es sich um eine Steuerhinterziehung nach §370 AO handelt.
Gut zu wissen: Von einer Steuerverkürzung geht das Finanzamt aus, wenn z. B. die Umsatzsteuer-Voranmeldung zu spät abgegeben wird. Folglich kann die Steuer erst später festgesetzt werden. Eine Steuerhinterziehung beinhaltet hingegen die Angabe von falschen Umsatzwerten.
Läuft eine Außenprüfung durch das Finanzamt oder eine strafrechtliche Ermittlung gegen Sie, sollten Sie die Unterlagen bis zum Ende dieser aufbewahren. Gleiches gilt für eigene Steueranträge.
Was passiert, wenn man schon vor Ablauf der Aufbewahrungsfris Unterlagen vernichtet?
Wenn Sie entsprechende Unterlagen bereits vor den angegebenen Fristen vernichten, halten Sie sich schlichtweg nicht an die Aufbewahrungspflicht für Unternehmen. Das kann Konsequenzen nach sich ziehen. Es handelt sich in diesem Fall um die Verletzung der Buchführungspflicht.
Das Finanzamt setzt das mit Steuerhinterziehung bzw. Steuergefährdung gleich. Auf Sie kämen in dem Fall hohe Geldstrafen bis zu Freiheitsstrafen zu.
Keine Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen
Im Gegensatz zu Unternehmen gibt es keine Aufbewahrungspflicht der Dokumente von Privatpersonen, die gesetzmäßig festgelegt sind. Es ist sinnvoll, manche Unterlagen trotzdem aufzubewahren. Diese können z. B. hilfreich bei der Steuererklärung sein.
Welche Unterlagen sollte ich als Privatperson aufbewahren?
Auch wenn es für Privathaushalte keine Aufbewahrungsfristen in Deutschland gibt, sollten Sie bestimmte Dokumente auf keinen Fall vernichten. Dazu zählen Zeugnisse und Urkunden. Diese sollten Sie ein Leben lang aufbewahren.
Es gibt keine Aufbewahrungspflicht für Steuerunterlagen. Steuerbescheide sollten Sie für den Nachweis Ihres Einkommens aufbewahren.
Versicherungsunterlagen sollten Sie über die Laufzeit entsprechender Versicherungen aufbewahren. Sind die Versicherungen relevant für Steuererklärungen, sollten Sie diese wie Steuerunterlagen behandeln, also für spätere Anträge aufheben.
Die Aufbewahrung von Lohnunterlagen und Gehaltsabrechnungen ist ebenfalls sinnvoll. Sie benötigen diese für Ihre Steuererklärung. Zudem werden sie für die Rentenberechnung benötigt. Daher sollten Sie alle Gehaltsabrechnungen bis zum Renteneintritt aufheben.
Eine Aufbewahrungspflicht für andere private Dokumente gibt es nicht. Richtwerte sagen einiges darüber aus, wie lange Sie diese aufbewahren sollten.
| Empfohlene Aufbewahrungsfristen für Dokumente | Dokumententyp | Grund |
| 2 Jahre | Rechnungen / Quittungen | Gewährleistung von Anschaffungen |
| 3 Jahre | Kontoauszüge / Bankunterlagen | Nachweis von Verträgen |
Aufbewahrungsfristen für Belege und Dokumente – Ordnung ist alles
Die Aufbewahrungspflicht von Unternehmen besagt neben den genannten Fristen und dem Personenkreis auch, dass Unternehmen und Privatpersonen die Dokumente geordnet aufbewahren müssen. Es gibt verschiedene Ordnungssysteme, die sich für die Aufbewahrung von Dokumenten eignen.
Physische und digitale Ordner anlegen
Ordner können Sie sowohl physisch als auch digital anlegen. Ihr Ordnungssystem legen Sie am besten nach den Dokumententypen, wie Gehaltsabrechnungen, Versicherungen und Steuerunterlagen, an. Auch eine Sortierung nach einzelnen Kategorien, wie Buchhaltung und Handwerkskammer, ist möglich.
Die Aufbewahrung in Papierform erfolgt in Ordnern. Auch Sortierstationen, Schubladensysteme und Hängeregister sind sinnvoll. Die digitalen Ordner mit den entsprechenden Dokumenten können Sie auf einer externen Festplatte ablegen oder in einer Cloud speichern.
E-Mails lassen sich ebenfalls in Ordnern ablegen. Hierfür bietet sich Software zur E-Mail-Archivierung an. Wenn Sie mit einer E-Mail fertig sind, legen Sie diese am besten in dem entsprechenden Ordner ab.
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