Vor allem auf dem Schreibtisch herrscht bei vielen Menschen Chaos – sowohl auf dem privaten als auch dem Arbeitsschreibtisch. Oft stapeln sich die Papierblätter schon so hoch, dass Sie kaum mehr durchblicken. Oft fehlt die Zeit, die Dokumente richtig abzuheften, da gleich der nächste Anruf eingeht oder die nächste wichtige Mail herein flattert.
Doch um effizient arbeiten zu können, sollte der Arbeitsplatz aufgeräumt sein – zumindest bei Arbeitsbeginn und -ende. So lässt sich übrigens auch die Produktivität steigern. Und das ist sicherlich im Sinne jedes Unternehmens. Wie Sie Ordnung auf Ihren Schreibtisch bekommen, erfahren Sie in diesem Ratgeber. Dafür sind lediglich drei einfache Schritte nötig, die wirklich jeder ausführen kann.
Schritt 1 – Sortieren
Im ersten Schritt ist aufräumen angesagt. Sortieren Sie die Akten und Blätter am besten thematisch. Konkret heißt das zum Beispiel jeweils einen Stapel für:
- Rechnungen
- Versicherungen
- Verträge, etc.
👍🏼 Tipp: Um einen noch besseren Überblick zu behalten, können Sie beispielsweise die Rechnungen auch noch in Einnahmen und Ausgaben trennen. Das müssen Sie jedoch individuell entscheiden.
Auch einen Stapel für Dokumente, die im Papierkorb bzw. Aktenvernichter landen, sollten Sie anlegen. Um Zeit zu sparen, erledigen Sie das gleich mit.
👍🏼 Tipp: Sie brauchen die Sortierarbeit nicht mit einem Mal zu erledigen. Wenn Sie einen Papierstapel vor sich stehen haben, über den Sie nicht mal selbst darüber schauen können, gehen Sie am besten folgendermaßen vor. Teilen Sie sich diesen in mehrere kleine Stapel ein. Dann sieht es auch gleich nicht mehr so viel aus!
Wenn Sie die einzelnen Stapel fertig haben, müssen die Dokumente natürlich in den dafür passenden Ordner eingeheftet werden. Falls Sie noch keine Ordner angelegt haben, ist das die nächste Aufgabe.
Schritt 2 – Individuelles Ordnungssystem entwickeln
Das klingt komplizierter als es ist. Schließlich haben Sie die losen Blätter schon den verschiedenen Kategorien zugeordnet. Nun liegt es an Ihnen, Ihr eigenes Ordnungssystem zu finden. Das wichtigste dabei ist die Logik. Wenn Sie ein Dokument suchen, sollten Sie es innerhalb kürzester Zeit wiederfinden. Überlegen Sie sich also gut, wo Sie welchen Ordner hinstellen.
Viele Menschen ordnen diese einfach alphabetisch. Eine gute Möglichkeit ist auch die Farbzuordnung. Diese ist allerdings nur möglich, wenn Ihnen farbige Ordner zur Verfügung stehen. Zudem müssen Sie sich auch die Farbe merken, die einer Kategorie zugeordnet ist. Auch wenn Sie mal im Urlaub sind und ein Kollege etwas sucht, ist diese Lösung nicht ganz optimal. Er sucht dann Ewigkeiten nach dem richtigen Dokument.
Auch der Abstellort für die im ersten Schritt angelegten Ordner ist wichtig. Nach Möglichkeit sollte dieser nicht allzu weit von Ihrem Arbeitsplatz entfernt sein. Möchte zum Beispiel ein Kunde Informationen zu einer Rechnung erhalten, können Sie nicht erst ans Ende eines Großraumbüros laufen, um die Fragen zu beantworten.
Natürlich ist auch innerhalb der einzelnen Ordner das richtige System festzulegen und einzuhalten. Das legen Sie ebenfalls nach Ihren Vorstellungen fest.
Schritt 3 – Ordnung beibehalten
Wenn Sie einmal die Zeit investiert haben, um ein Ordnungssystem auf Ihrem Schreibtisch einzurichten, möchten Sie die Ordnung natürlich auch beibehalten.
Lassen Sie das Aufräumen zur Feierabend-Routine werden. Sie nehmen Sie einfach die letzten 15 Minuten Zeit, um Ihren Schreibtisch so zu ordnen, dass Sie am nächsten Tag gleich mit der Arbeit loslegen können.
Das betrifft nun allein den Papierkram auf dem Schreibtisch und in den Ablagen. Wie Sie Ordnung in Ihr digitales Chaos bringen, verrate ich Ihnen im nächsten Artikel.
Sie möchten Ihr Chaos nicht selbst in den Griff kriegen, aber haben keine Zeit oder keinen Elan dazu? Dann biete ich Ihnen meine professionelle Hilfe an, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können! Kontaktieren Sie mich gerne telefonisch oder per E-Mail!
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