Es ist nicht immer einfach, Ordnung im Büro zu halten. Doch mit dem richtigen Ordnungssystem ist das ein Leichtes. Dann bleibt Ordnung halten im Büro nicht nur eine Vorstellung, sondern wird Realität.
Im Ratgeber lesen Sie, welche Arten der Aufbewahrung es gibt und wie sie Ihre Akten ordnen können. Zudem erhalten Sie Tipps für Ihre Büro-Ordnungssysteme. Am Ende erwartet Sie eine Checkliste, mit der Sie es schaffen, Ordnung im Büro zu halten.
Arten der Aufbewahrung
Bevor Sie erfahren, wie Sie lose Blätter, Akten und sonstige Unterlagen im Büro ordnen, ist es wichtig zu wissen, welche Aufbewahrungsarten es gibt. Denn nur mit denen ist es möglich, Ordnung ins Büro zu bringen. Das gilt nicht nur für Büros von Firmen, sondern auch für die Ordnung im Büro zu Hause. Die Aufbewahrungsarten lassen sich in 3 Kategorien einteilen:
- Ablagen
- Akten und
- Registraturen
Ablagen
Bei einer Ablage handelt es sich um einen Platz, an dem alle Unterlagen aufbewahrt werden. Im Idealfall sind Ablagen in Kategorien eingeteilt, um Dokumente und Informationen schnell der richtigen Ablage zuordnen zu können. Genau das zeichnet ein gutes Ablagesystem aus. Die folgende Tabelle zeigt Ihnen die gängigsten Ablagetechniken mit kurzen Erklärungen und Beispielen.
| Ablagetechnik | Beschreibung | Beispiele |
| Loseblatt-Ablage | Lose Blätter, die keiner anderen Kategorie zugeordnet sind | Informationsschreiben, sonstige Dokumente, Werbung, Flyer |
| Geheftete Ablage | Geordnete und sichere Ablage, in der Schriftstücke abgeheftet sind | Rechnungen, Angebote |
| Gebundene Ablage | Zweckmäßige Ablage für zusammengehörende Unterlagen – Die Einzelblätter sind nach dem Binden nicht mehr einzeln entnehmbar | Präsentation eines Produktes, Bilanz eines Unternehmens,Gewinn- und Verlustrechnung |
Akten
Bei der Art der Akten wird in Einzelakten und Sammelakten unterschieden. Einzelakten sind Schriftstücke zu einem bestimmten Vorgang. Sind sie sehr umfangreich, werden sie in einer Stehregistratur aufbewahrt. Sammelakten sind Akten, in denen mehrere Vorgänge bzw. Schriftstücke zu einem Sachverhalt aufbewahrt werden können. Zu den Sammelakten gehören z. B. Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und Zeichnungen.
Registraturen
Unter einer Registratur versteht man die systematische Sammlung von Informationen gemeinsamer Merkmale, die in einer bestimmten Ordnung abgelegt werden. Gemeint ist hier die Art und Weise der Aufbewahrung von Schriftstücken.
Auch Registraturen sind in verschiedene Kategorien eingeteilt. Um einen Überblick zu erhalten, welche das sind, sehen Sie sich folgende Tabelle an.
| Art der Registratur | Beschreibung | Beispiele |
| Stehordnerregistratur | Stehordner mit verschiedenen Rückenbreiten und in verschiedenen Größen | Lieferscheine, Rechnungen, Vorgänge |
| Stehsammlerregistratur | Stehende Aufbewahrung von Einstellmappen oder Einstellheftern mit Beschriftungsfeldern, auch Organisationsleisten genannt, geordnete Loseblattsammlung | Infoblätter, Prospekte, Einzelakten, Kataloge |
| Hängeregistratur | Hängemappen geheftet und ungeheftet – Am oberen Rand befindet sich ein Reiter für Beschriftungen, Signale, und Organisationsleisten | Aktuelles Schriftgut, Formulare, Vorgänge, Kundenkarten |
| Pendelregistratur | Pendelhefter, -taschen, -mappen, -sammler -An der vorderen schmalen Seite befindet sich ein Reiter für Beschriftung | Einzelakten in größeren Mengen, Loseblattsammlung |
Neben den genannten Registraturen und Ordnern gibt es Schriftgutbehälter. Sie dienen der kurzfristigen Aufbewahrung von Dokumenten, die Sie nicht sofort ablegen bzw. abheften. Das können z. B. Preislisten sein, die eine begrenzte Gültigkeitsdauer haben, Seminarangebote für Weiterbildungen und Rechnungen, die erst geprüft werden müssen. Diese Unterlagen werden alphabetisch geordnet. Auch Ungelochtes findet hier Platz.
👍🏼 Tipp: Neben den Beschriftungsschildern an Stehsammlern können Sie bei Stehsammlerregistraturen ein zusätzliches Ordnungssystem integrieren. Durch farbige Reiter teilen Sie Unterkategorien ein. Bei Rechnungen können das z. B. die unterschiedlichen Jahre sein. Farbige Aufkleber auf den Ordnern helfen Ihnen, schnell den Ordner zu finden, den Sie suchen.
Der Vorteil der Pendel- und Hängeregistraturen ist die Flexibilität, mit der Sie Ihre Unterlagen ablegen können. Zudem haben Sie bei beiden Varianten eine gute Übersicht über alle Dokumente – besonders dann, wenn Sie mit Farbcodierungen arbeiten.
👍🏼 Tipp: Akten lassen sich natürlich auch digital aufbewahren. Der Vorteil daran ist, dass mehrere Anwender gleichzeitig darauf zugreifen können. Daher lohnt sich das, wenn es sich um Dokumente handelt, die von mehreren Personen bearbeitet werden.
Ordnung im Büro nach Regeln
Nun kennen Sie die meisten Aufbewahrungsarten, mit denen Sie Ordnung im Büro schaffen können. Doch wie ordnen Sie denn nun all Ihre Dokumente und Unterlagen? Es sind einige Regeln für Ordnung im Büro zu befolgen. Lesen Sie jetzt, wie Sie Ordnung im Büro durch Ablagen und Ordner schaffen.
Ordnung im Büro durch Ablagen
In die Loseblatt-Ablage kommen alle Schriftstücke, die keiner anderen Kategorie zugeordnet werden können oder aktuell sind. Meist handelt es sich dabei um Informationsschreiben oder sonstige Unterlagen. Am besten ordnen sie diese so, dass das neueste Schriftstück nach oben kommt.
In der gehefteten Ablage sind die Schriftstücke geordnet. Demnach können hiervon auch mehrere Ablagen für unterschiedliche Kategorien bestehen. Sie können hier z. B. Rechnungen oder Angebote abheften.
In eine gebundene Ablage ordnen Sie ebenfalls Schriftstücke ein, die zusammengehören. Allerdings sind der gebundenen Ablage die Unterlagen zuzuordnen, die Sie nie mehr an anderer Stelle abheften möchten. Sind die Einzelblätter erst einmal gebunden, können sie nicht wieder einzeln entnommen werden.
Ordner für Ordnung im Büro
Mit Stehordnern können Sie im Büro ganz leicht für Ordnung sorgen. Hierfür stehen Ihnen Ordner mit unterschiedlichen Größen und Rückenbreiten zur Verfügung. Entscheiden Sie selbst, in welche Kategorie voraussichtlich viele Schriftstücke Platz finden müssen und für welche Sie auch schmale Ordner nutzen können.
Beispiel: In der Regel sind schmale Ordner für Berichte, Gewerbeanmeldungen und Zugangsdaten für die Bank geeignet. Steuerunterlagen benötigen oft mehr Platz und sind in großen Ordnern besser aufgehoben.
In den Stehordnern können Sie sowohl geheftete als auch ungeheftete Unterlagen aufbewahren. Klarsichtfolien sind für Ungeheftetes ideal.
👍🏼 Tipp: Durch farbige Markierungen auf den Ordnerrücken bringen Sie noch mehr Ordnung ins Büro. Wenn Sie z. B. alle Rechnungsordner Blau markieren, sehen Sie gleich auf den ersten Blick, wo diese stehen.
Checkliste für perfekte Ordnung im Büro
Möchten Sie wissen, wie Sie beim Ordnen Ihrer Unterlagen vorgehen sollen? Dann finden Sie hier eine Checkliste, mit der Sie mit Sicherheit Ordnung im Büro schaffen – Sei es mit der Ordnung im Büro durch Ordner oder Ablagen!
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