Haben Sie sich schon mal mit dem Thema digitale Aufbewahrung in Ihrem Unternehmen beschäftigt? In der heutigen Zeit sind Sie verpflichtet, Dokumente in Papierform für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Ähnliches gilt auch für die digitale Archivierung.
Sie lesen im Folgenden, warum es so wichtig ist, digitale Ordnungssysteme in Ihr Unternehmen zu integrieren und worauf Sie bei der digitalen Aufbewahrungspflicht achten müssen. Zudem bekommen Sie Tipps zur Digitalisierung von Papierdokumenten.
4 Gründe für die die digitale Aufbewahrung
Die digitale Aufbewahrung von Unterlagen sollte nicht nur erledigt werden, weil es vorgeschrieben ist. Vielmehr können Sie als Unternehmen die Vorteile in der digitalen Aufbewahrung sehen. Diese 4 Vorteile bringt die Aufbewahrung in Form digitaler Daten:
- Weniger Akten auf dem Schreibtisch: Wenn Sie Unterlagen digital aufbewahren, werden Sie spürbar weniger Aktenberge in Ihrem Büro sehen. So können Sie viel befreiter arbeiten und die Akten nehmen im Büro nicht so viel Platz weg.
- Papier ist nicht mehr zeitgemäß: Mal ehrlich, wie viele Rechnungen bekommen Sie noch per Post? Sicherlich nicht mehr so viele wie noch vor 10 Jahren! Meist läuft die Kommunikation per E-Mail oder über andere Software ab, sodass Sie beispielsweise Rechnungen nicht mehr ausdrucken brauchen. Das macht die digitale Aufbewahrung von Rechnungen einfach.
- Digitale Belege müssen digital aufbewahrt werden: Es besteht die Pflicht zur digitalen Aufbewahrung von Belegen, deren Original digital ist. Die Aufbewahrung in Papierform reicht nicht aus, da dies nur eine Kopie darstellt.
- Arbeitserleichterung bei der Rechnungsprüfung: Sollte es einmal zur Personalprüfung kommen, können Sie dem Prüfer einfach Zugriff auf die digitalen Akten gewähren. So braucht dieser nicht vor Ort zu erscheinen.
Darauf müssen Sie bei der digitalen Aufbewahrung achten
Ganz wichtig bei der digitalen Aufbewahrung von Unterlagen ist, dass die Verantwortlichkeit am Ende immer bei Ihnen als Unternehmer liegt. Als Unternehmen sind Sie in der Pflicht, wenn es um die digitale Aufbewahrung geht. Das gilt selbst dann, wenn Sie diese Aufgabe ausgelagert haben.
Die Grundlage für die digitale Aufbewahrung bilden die GoBD – die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff. Hier sind die Vorgaben zur digitalen Archivierung festgeschrieben. Sie umfassen die folgenden Punkte:
- technologieneutral
- zeitnahe Archivierung
- Sicherstellen der Unveränderbarkeit
- Lesbarkeit und Auswertbarkeit
- Indizierung der Unterlagen
- elektronische Aufbewahrung steuerrelevanter Daten
- Gewährleistung von Zugriffsrechten für Prüfer
- Dokumentation der digitalen Aufbewahrung
Technologieneutral
Für die digitale Aufbewahrung von Rechnungen und anderen Unterlagen gibt es keinerlei Vorgaben, mit welcher Technologie oder Software Sie Ihre Unterlagen digital aufbewahren müssen. Das bietet Unternehmen die Freiheit, selbst zu entscheiden, welche Technologie am besten passt.
Zeitnahe Archivierung
Für den Zeitpunkt der Archivierung gibt es hingegen eine Vorgabe. Sie müssen die Belege, die in Papierform oder digital vorliegen, möglichst schnell archivieren. So wird sichergestellt, dass die Dateien nicht nachträglich geändert oder manipuliert werden.
❌ Hinweis: Damit geht auch die Sicherstellung der Unveränderbarkeit einher. Für die archivierten Belege müssen Sie gewährleisten, dass die Software bzw. Hardware gegen Angriffe von außen geschützt ist.
Lesbarkeit und Auswertbarkeit
Alle digitalen Dokumente müssen lesbar sein und sich auswerten lassen. Das bedeutet im Grunde nur, dass sich die Dateien auf jedem PC öffnen lassen müssen. Ansonsten haben Sie als Unternehmen die freie Wahl, in welchem Format Sie die Dokumente archivieren.
Indizierung der Unterlagen
Alle Objekte in der digitalen Aufbewahrung müssen mit einem Index versehen sein. Folgende Eigenschaften müssen gegeben sein:
- Dokumenten-ID
- Dokumentenart
- Zuordnung zu Stammdaten, Belegnummern und zeitliche Zuordnung
Die Dokumente müssen unter diesem Index verwaltet und recherchiert werden können. Das gilt auch für Dritte, wie beispielsweise Betriebsprüfer.
👍🏼 Tipp: Wenn ein Dokument konvertiert wird, muss sowohl die Original-Datei als auch die konvertierte Version archiviert werden. Zudem muss das konvertierte Dokument als solches erkennbar sein.
Elektronische Aufbewahrung steuerrelevanter Daten
Sie dürfen Unterlagen, die steuerlich relevant sind, digital aufbewahren. Jedoch müssen Sie sicherstellen, dass alle Daten genauso ausgewertet werden können wie in Papierform. Das gilt sowohl auf qualitativer als auch auf quantitativer Ebene.
Gewährleistung von Zugriffsrechten für Prüfer
Wenn Sie digitale Ordnungssysteme in Ihrem Unternehmen integriert haben, müssen Sie gewährleisten, dass bei einer Betriebsprüfung die verantwortlichen Prüfer ebenfalls Zugriff auf die Dateien haben. Damit verbunden ist die uneingeschränkte Nutzung der Soft- und Hardware.
❌ Hinweis: Die Gewährleistung der Zugriffsrechte gilt übrigens auch dann, wenn Sie die Unterlagen zusätzlich in Papierform aufbewahren und theoretisch dem Prüfer übergeben könnten.
Dokumentation der digitalen Aufbewahrung
Wenn Sie digitale Ordnungssysteme anlegen, herrscht eine Dokumentationspflicht. Sie müssen dokumentieren, wie Sie die Vorgaben des GoBD umsetzen. Es ist sehr wichtig, dass diese von einem Sachverständigen nachvollziehbar und prüfbar ist. So erscheint es logisch, dass auch Änderungen in der digitalen Aufbewahrung hier dokumentiert werden müssen.
Sonderfall: Digitale Archivierung im Ausland
Einen Sonderfall stellt nochmal die digitale Aufbewahrung im Ausland dar. Das ist z. B. der Fall, wenn die Server des Software-Betreibers im Ausland liegen. Ist das in Ihrem Unternehmen notwendig, müssen Sie einen Antrag bei Ihrem zuständigen Finanzamt stellen. Hierin können Sie den Aufbewahrungsort mitteilen.
❌ Hinweis: Zusätzlich gibt es eine Sonderregelung, wenn Sie digitale Rechnungen aufbewahren. Bei denen muss ein Online-Zugriff gewährleistet sein.
Papierdokumente digitalisieren
Sicher fragen Sie sich jetzt: Wie bekomme ich meine Unterlage aus Papierform in eine digitale Form? Im Grunde ist das mit wenig Aufwand verbunden und sehr einfach: Sie brauchen das Dokument lediglich einzuscannen und in Ihrem digitalen Ordnungssystem ablegen. Sind nun alle genannten Bedingungen erfüllt, können Sie das Papierdokument vernichten.
❌ Hinweis: Sie dürfen die Unterlagen in Papierform nur dann nicht vernichten, wenn diese zu einer laufenden Prüfung gehören.
Eine ähnliche Vorgehensweise ist üblich, wenn Sie digitale Fotos aufbewahren wollen. Sie scannen einfach die vorliegenden Fotos ein und benennen diese entsprechend, um sie später über eine Suchfunktion schnell wiederzufinden.
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