Leider sehen sich Unternehmen immer wieder mit Zahlungsausfällen konfrontiert. Die eine oder andere fehlende Zahlung einzuholen, kostet Zeit und Nerven. An dieser Stelle kommt das Forderungsmanagement ins Spiel, mit dem Sie das Geld von Ihren Kunden für die entsprechende Rechnung einfordern können. Diese Abteilung kümmert sich hauptsächlich um das Mahnwesen und Inkasso in Ihrem Unternehmen. Alternativ bietet sich auch immer die Möglichkeit vom Outsourcing des Forderungsmanagements. Lesen Sie in unserem Ratgeber, welche Aufgaben ein professionelles Forderungsmanagement übernimmt und wie Sie Zahlungsausfällen vorbeugen können.

Was ist Forderungsmanagement?

Zunächst einmal möchten wir klären, um was es sich beim Forderungsmanagement genau handelt. Die klassische Definition von Forderungsmanagement ist die Verwaltung aller offenen Forderungen. Oft wird es das Forderungsmanagement auch als professionelles Mahnwesen bezeichnet. Es ist wichtig, um die Liquidität sicherzustellen und Zahlungsausfälle zu vermeiden.

In einem Unternehmen ist das Management von Forderungen Bestandteil des innerbetrieblichen Rechnungswesens. Natürlich kann das zentrale Forderungsmanagement auch ausgelagert werden, wenn Sie z. B. ein kleines Unternehmen führen. In dem Fall kann sich ein Anwalt um das Forderungsmanagement kümmern.

Aufgaben des Forderungsmanagements

Innerhalb des Forderungsmanagements kommen verschiedene Aufgaben auf ein Unternehmen zu. Im ersten Schritt ist natürlich das Ordnen, Registrieren und Eintreiben jeder offenen Rechnung wichtig. Zusätzlich kann das Einholen von Bonitätsauskünften über Geschäftspartner und Kunden erforderlich sein. Die Hauptaufgabe beim Management von Forderungen ist der Bereich Inkasso: die Eintreibung offener Zahlungen. Hierfür stehen einem Unternehmen für den Forderungsmanagement-Prozess folgende Mittel zur Verfügung:

• Zahlungserinnerungen
• Mahnungen
• Beantragung von gerichtlichen Mahnbescheiden
• Beantragung eines gerichtlichen Mahnverfahrens mit dem Ziel eines gerichtlichen Vollstreckungsbescheids mit Vollstreckungstitel

Wollen Sie Ihr Forderungsmanagement verbessern? Bei den Aufgaben kann Sie eine Software für Forderungsmanagement unterstützen. Diese hilft Ihnen, Zeit und Kosten beim Forderungsmanagement zu sparen. Das gelingt beispielsweise durch automatisierte Workflows. Wenn Sie eine Software für Ihr Forderungsmanagement nutzen, brauchen Sie die Inkasso-Angelegenheiten keinem Anwalt zu übergeben.

Zahlungsausfällen vorbeugen

Um Zahlungsausfällen vorzubeugen, können Sie als Unternehmen einige Maßnahmen treffen, bevor überhaupt das Forderungsmanagement oder Inkasso greifen muss. Diese sind bereits vor der Annahme eines Auftrags zu erledigen, können aber auch bei der Formulierung der Rechnung wichtig sein. Diese Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

• Bonität prüfen: Vor der Annahme eines Auftrags sollten Sie die Bonität des Geschäftspartners oder Kunden prüfen. Dann sind Sie auf der sicheren Seite, was die Liquidität Ihres Kunden betrifft. Sinnvoll ist auch eine laufende Prüfung der Bonität Ihrer Bestandskunden.
• Zahlungsziel festlegen: In Verträgen und Rechnungen sollten Sie das Zahlungsziel bzw. den genauen Zahlungstermin festlegen. Dieser kann zusätzlich auch in den AGB geregelt sein.
• Verlängerter Eigentumsvorbehalt: In den AGB oder entsprechenden Verträgen können Sie festhalten, dass die Ware erst mit vollständiger Bezahlung in den Besitz des Kunden übergeht.
• Anzahlungen vereinbaren: Um sicherzustellen, dass es Ihr Auftraggeber ernst mit der Vergabe des Auftrags an Ihr Unternehmen meint, können Sie Anzahlungen oder Abschlagszahlungen vereinbaren. Das bietet sich vor allem bei Projekten an, die ein großes Auftragsvolumen haben oder sich über mehrere Monate ziehen.
• Vorkasse vereinbaren: Um Zahlungsausfällen vorzubeugen, können Sie bei Neukunden die ausschließlich Zahlung per Vorkasse oder Kreditkarte anbieten. Dann können Sie sicher sein, dass Sie Ihr Geld auch wirklich erhalten.

👍🏼 Tipp: Bei Geschäftskunden gilt eine Zahlungsfrist von 30 Tagen nach Erhalt der Ware bzw. Erbringung der Dienstleistung, wenn Sie kein genaues Zahlungsziel angeben. Bei Verbrauchern muss eine Frist angegeben sein.

Risiko des Zahlungsausfalls auslagern

Natürlich sollte ein Unternehmen Zahlungsausfälle vermeiden. Es gibt beim Forderungsmanagement einige Maßnahmen, die das Risiko von Zahlungsausfällen minimieren können. Zwei Möglichkeiten Forderungen zu minimieren, sind:

• Versicherungen und
• Factoring

Versicherungen

Sie haben die Möglichkeit, vorsorglich eine Kreditversicherung oder Forderungsausfallversicherung abzuschließen. Diese kann Ihr Unternehmen vor Zahlungsausfällen trotz Bonitätsprüfung schützen. Sie bietet sich besonders bei großen Aufträgen an.

❌ Hinweis: Der Abschluss einer solchen Versicherung übernimmt nicht das Eintreiben der Forderung. Ausstehende Zahlungen Ihrer Kunden müssen Sie dennoch eintreiben.

Factoring

Beim Factoring werden die Forderung teilweise oder komplett an das Factoring-Unternehmen abgetreten. Diese tragen die Insolvenz- und Bonitätsrisiken und übernehmen den Einzug der Forderung. Ein Großteil der Zahlungsausfälle wird dem Rechnungssteller sofort ausgezahlt.

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