Das Thema Kostenoptimierung spielt sowohl in kleinen und mittelständischen Unternehmen als auch in großen Firmen eine wichtige Rolle. Um den Gewinn zu erhöhen, suchen Unternehmen ständig nach Einsparpotenzial. In regelmäßigen Abständen müssen die Ausgaben überprüft und ggf. angepasst werden.

Doch was ist eigentlich die genaue Definition von Kostenoptimierung und wie gehen Sie die Kostenoptimierung in Ihrem Unternehmen richtig an? In einer Schritt-für-Schritt-Anleitung erfahren Sie alles zur richtigen Herangehensweise, um ein optimales Ergebnis zu erzielen.

Kostenoptimierung ist nicht gleich Kostensenkung

Oft wird Kostenoptimierung mit Kostensenkung gleichgesetzt. Doch nicht immer muss es sich ausschließlich um Kostenreduzierungen handeln. Beispielsweise tragen Investitionen in Personal und Software dazu bei, die Unternehmenskosten langfristig zu senken.

Vielmehr verstehen Sie unter Kostenoptimierung die Beeinflussung der Kosten, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Bei einer Kostenoptimierung in Unternehmen sollten Sie folgende Ziele im Blick behalten:

• Risikominimierung
• Qualitätsverbesserung
• zeitliche Prozessoptimierung

Strategisches Kostenmanagement vs. Operatives Kostenmanagement

Die Kosten strategisch zu beeinflussen, bedeutet langfristig zu denken. Das strategische Kostenmanagement gliedert sich in drei Bereiche:

• Kostenniveaumanagement
• Kostenverlaufsmanagement
• Kostenstrukturmanagement

Die Ziele im strategischen Kostenmanagement sind beispielsweise die Senkung von Fixkosten, Steigerung der Kapazitätsauslastung und die Ausschöpfung von Automatisierungspotenzialen. Auch die Entscheidung bestimmte Unternehmensbereiche outzusourcen gehört hierzu.

Beim operativen Kostenmanagement kommt es hingegen darauf an, bestehende Prozesse zu optimieren, um Kosten einsparen zu können. Das lässt sich oftmals nicht so einfach realisieren, wie im strategischen Kostenmanagement, da mehrere Faktoren die Optimierung beeinflussen können.

Reaktiv vs. Proaktiv Geldquellen finden

Der Schlüssel der Kostenoptimierung liegt darin, Geldquellen zu finden. Dieser Prozess kann reaktiv und proaktiv stattfinden.

Wenn Sie das Kostenmanagement reaktiv betreiben müssen, passiert das meist, weil Sie aus bestimmten Gründen dazu gezwungen sind. Oft geht es um Prozessoptimierung, weil es möglicherweise zu Fehlern im Prozessablauf gekommen ist.

Anders ist es beim proaktiven Handeln. Um proaktiv Geldquellen zu finden, müssen Sie vorausschauend planen. Sie stellen frühzeitig die Weichen, um Kosten zu senken. Eine langfristige Denkweise ist hierbei unerlässlich. Bei den Personalkosten betrifft das z. B. die Mitarbeiterplanung, wenn zwei Abteilungen zusammengelegt werden und eine neue entsteht.

Bereiche zur Kostenoptimierung in Unternehmen

In welchen Bereichen Sie Geld einsparen können, hängt z. B. von der Größe des Unternehmens und der Branche ab. Daher lassen sich hier schwer Empfehlungen geben, in welchen Kostenfeldern Sie Einsparpotenziale nutzen können. Einige Kosten sind in fast jedem Unternehmen zu berücksichtigen. Das sind z. B. folgende Kostenpunkte:

• Finanzierungen
• Versicherungen
• Steuerberatung

Bei Finanzierungen lassen sich gut Einsparpotenziale finden. Durch Kreditvergleiche können Sie einiges an Geld sparen.
Ähnliches gilt beim Thema Versicherungen. Auch diese sollten Sie immer wieder auf ihr Preis-Leistungsverhältnis prüfen. Für einen schnellen und einfachen Check bietet sich die Nutzung von Vergleichsportalen an.

👍🏼 Tipp: Einsparpotenzial bietet auch der Fuhrpark eines Unternehmens. Werden die Fahrzeuge nicht täglich benötigt, können Tagesanmietungen eventuell sinnvoller sein.

Steuerberater sind für Unternehmen unerlässlich. Mit ihrer Hilfe lassen sich viele Steuervorteile nutzen. Dennoch sollten Sie die Kosten im Auge behalten und diese so niedrig wie möglich halten.

So gehen Sie bei der Kostenoptimierung in Unternehmen vor

Um bei der Kostenoptimierung so gezielt wie möglich vorzugehen und Geldquellen ausfindig zu machen, sollten Sie nach einem bestimmten System vorgehen. Gut geeignet ist z. B. die 3-Schritte-Methode.

Schritt 1: Detaillierte Kostenauflistung

Im ersten Schritt geht es um eine Bestandsaufnahme. Um diese vollständig zu dokumentieren, sollten Sie alle Kosten im Detail auflisten. Teilen Sie die Kosten in Kategorien ein und erstellen Sie Unterkategorien, die Sie dementsprechend benennen.

Haben Sie z. B. die Oberkategorie Software tragen Sie dort die Gesamtsumme der monatlichen bzw. jährlichen Aufwendungen ein. In den Unterkategorien folgen die einzelnen Software-Programme mit den entsprechen Kosten.

So haben Sie einen guten Überblick über die einzelnen Kosten und finden schnell Einsparpotenziale, wenn es sie gibt. Gleichzeitig können Sie abwägen, ob sich die Neueinführung von Programmen lohnt oder nicht.

Schritt 2: ABC-Analyse durchführen

Bei der ABC-Analyse sortieren Sie einzelne Kostenbereiche in drei Kategorien. Abhängig vom prozentualen Gewicht im Unternehmen werden Sie in Kategorie A, B oder C eingeordnet. Die folgende Tabelle gibt Ihnen eine gute Übersicht, welche Kostenpunkte in welche Kategorie kommen.

Kategorie	Kosten	Beispiele
A	überwiegender Teil der Kosten	PersonalkostenBüromiete
B	durchschnittlich hohe Kosten, aus denen sich Einsparpotenzial ergibt	Strom und GasBürobedarfDruckkostenWerbungSteuerzahlungen
C	Niedrige Kosten, aus denen sich nahezu kein Einsparpotenzial ergibt	GebührenBeiträge an Industrie- und HandelskammerHandelsregisterauszug u.ä.

Schritt 3: Einzelstatistiken führen

Nachdem Sie die Kosten detailliert aufgelistet und eine Analyse durchgeführt haben, geht es an die einzelnen Kostenpunkte. Hierbei ist es ratsam, Einzelstatistiken zu führen.

Beim Einsatz von Außendienstmitarbeiterinnen und -mitarbeitern kann sich eine solche Einzelstatistik lohnen. Daraus ergibt sich, ob sich der Einsatz der Ausgaben lohnt. Sollte sich herausstellen, dass die Personalkosten den Ertrag für das Unternehmen übersteigen, sollten Sie hier ansetzen.

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