Rechnungen schreiben gehört zum Alltag jedes Unternehmers. Doch auch Privatpersonen müssen ab und an Rechnungen stellen. Meist werden sie einfach nur per E-Mail versendet. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Angaben bei einer Rechnung Pflicht sind und was Kleinunternehmer und Privatpersonen beachten müssen. Zudem geben wir Ihnen einen Überblick über die verschiedenen Arten von Rechnungen.

👍🏼 Tipp: Lesen bis zum Ende des Artikels lohnt sich besonders, wenn Sie auf der Suche nach einer Rechnungsvorlage sind.

Arten von Rechnungen

Zunächst einmal unterscheiden wir zwischen verschiedenen Typen von Rechnungen. Die Rechnungsart hängt beispielsweise davon ab, wie Sie Ihre Dienstleistungen und Produkte abrechnen. In der folgenden Übersicht finden Sie die gängigsten Rechnungsarten.

Rechnungsart	Beschreibung
Dauerrechnung	Leistung wird mehrfach erbracht
Abschlagsrechnung	Teilzahlung für größeres Projekt
Wiederkehrende Rechnung	Abo-Rechnung, Rechnungsstellung pro Leistungszeitraum
Stornorechnung	Korrekturrechnung, intern für Korrektur der ursprünglichen Rechnung
Kleinbetragsrechnung / Quittung	vereinfachte Rechnung bis 250 €, braucht weniger Pflichtangaben

Pflichtangaben in einer Rechnung

In all Ihren Rechnungen, die Sie an andere Unternehmen stellen, sind bestimmte Elemente Pflicht, damit die Rechnung rechtskräftig ist. Eine Rechnung für eine Dienstleistung oder ein Produkt muss die folgenden Pflichtangaben enthalten:

• Anschrift des Rechnungsstellers
• Anschrift des Rechnungsempfängers
• Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID des Rechnungsstellers
• einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Liefer-/Leistungsdatum
• Art und Umfang der Ware oder Dienstleistung
• Preis (netto, brutto, USt-Satz, USt-Betrag)
• evtl. Gründe für Umsatzsteuerbefreiung
• evtl. Hinweis auf Steuerpflicht des Leistungsempfängers 

👍🏼 Tipp: Neben diesen Pflichtangaben integrieren viele Unternehmen ihr Logo in der Rechnung. Das macht gleich einen professionellen Eindruck.

Berechtigte Personen zum Rechnung schreiben

Grundsätzlich dürfen alle Unternehmer Rechnungen schreiben. Zu diesem Personenkreis gehören Gewerbetreibende, aber auch Freiberufler. Zudem sind Privatpersonen berechtigt, Rechnungen zu stellen. Das kann z. B. der Fall sein, wenn Sie einer anderen Privatperson etwas verkaufen.

Als Kleinunternehmer Rechnungen schreiben

Sie können auch mit einem Kleingewerbe eine Rechnung schreiben. Für Kleinunternehmer gelten beim Rechnung schreiben an ihre Kunden besondere Regeln. Sie dürfen keine Umsatzsteuer in Rechnungen ausweisen. Die Rechnung darf nur mit dem Nettobetrag gestellt werden. Zudem ist ein Hinweis auf §19 UstG erforderlich, wenn Sie eine Rechnung als Kleingewerbe schreiben. Kleinunternehmer sind von der Umsatzsteuer befreit. 

👍🏼 Tipp: Sie können beispielsweise folgenden Passus in der Rechnung platzieren: Gemäß § 19 UStG ist die Rechnung umsatzsteuerfrei.

Als Privatperson Rechnungen schreiben

Wenn Sie als Privatperson eine Rechnung stellen, darf diese – ebenso wie bei Kleinunternehmern – keine Umsatzsteuer ausweisen. Zudem können Sie die Rechnung ohne Steuernummer schreiben. Dennoch gibt es einige Pflichtangaben, an die Sie sich halten müssen:

• Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• Ausstellungsdatum
• Leistungszeitpunkt oder -zeitraum
• Art und Umfang der Ware oder Dienstleistung
• Hinweis auf Privatverkauf oder Privatdienstleistung

❌ Hinweis: Schreiben Sie häufiger Rechnungen, sollten Sie das Vorliegen einer gewerblichen Tätigkeit prüfen. Das ist meist der Fall, wenn Sie regelmäßig Produkte verkaufen. Bei Unsicherheiten fragen Sie am besten Ihren Steuerberater.

Programme zum Rechnungsschreiben

Zum Erstellen von Rechnungen bietet sich die Nutzung einer speziellen Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware an. Ein solches Rechnungsprogramm können Sie entweder als Desktop-Anwendung auf Ihrem eigenen Computer installieren oder als Online-Lösung zum Rechnung schreiben im Browser verwenden. Viele Anbieter haben nicht nur Lösungen für die korrekte Rechnungserstellung, sondern bieten auch Funktionen für die komplette Buchhaltung an. 

👍🏼 Tipp: Meist können Sie das gewählte Rechnungsprogramm ein paar Wochen kostenlos testen, bevor Sie es kaufen. So können Sie die Rechnung erstmal kostenlos schreiben. Wenn Sie nach dem Testen aller Funktionen nicht zufrieden sind, können Sie sich einfach wieder abmelden.

❌ Hinweis: Sie können Ihre Rechnungen natürlich auch in Word oder Excel schreiben. Wenn Sie dieses Programm zum Schreiben Ihrer Rechnung nutzen, benötigen Sie vermutlich mehr Zeit. Zusätzlich müssen Sie unbedingt auf die GoBD-Konformität achten.

Eine bekannte Software zur Rechnungsschreibung ist Lexware, aber auch mit Sevdesk und Debitoor erhalten Sie ein gutes Rechnungsprogramm mit umfangreichen Funktionen. Sie können all Ihre Daten und die Rechnungsdaten Ihrer Kunden anlegen und so im Handumdrehen die entsprechende Rechnung erstellen. Anschließend versenden Sie diese als PDF-Datei per E-Mail. Natürlich können Sie auch Ihr eigenes Logo in das Dokument integrieren.

Besonders wenn Sie in Ihrem Unternehmen viele Rechnungen versenden müssen, erleichtert Ihnen eine solche Software die Arbeit enorm. Das Programm erspart Ihnen einiges an Zeit, die Sie in Ihr operatives Geschäft stecken können.

👍🏼 Tipp: Die Nutzung einer Software zur Rechnungsstellung bietet neben den genannten Erleichterungen auch den Vorteil, dass all Ihre ausgestellten Dokumente GoBD-konform sind. 

GoBD-konforme Rechnungen schreiben

In den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff ist geregelt, wie Sie elektronische Unterlagen erstellen und aufbewahren müssen. Diese Grundsätze gelten für alle Unternehmer, die Rechnungen stellen. 

Was die Rechnungen an Ihre Kunden betrifft, müssen diese revisionssicher aufbewahrt werden, wenn es sich um elektronisch erstellte Rechnungen handelt. Zusätzlich muss die Verfahrensdokumentation nachvollziehbar sein.

In den GoBD sind auch die Anforderungen an konforme Rechnungen beschrieben. Die folgenden 7 Kriterien müssen bei der Rechnungsstellung gegeben sein:

• Nachvollziehbarkeit
• Nachprüfbarkeit
• Vollständigkeit
• Richtigkeit
• Zeitgerechtheit
• Ordnung
• Unveränderbarkeit

❌ Hinweis: Rechnungen, die z. B. mit Word oder Excel erstellt wurden, sind nur dann GoBD-konform, wenn sie in ein Dokumenten-Management-System überführt werden, das GoBD-konform ist. Daher ist das Schreiben von Rechnungen in Excel oder Word nicht empfehlenswert.

Vorlagen zum Rechnung schreiben

Im Internet finden Sie viele hilfreiche Vorlagen zum Rechnung schreiben. Diese Muster brauchen Sie nur noch auf Ihre eigenen Bedürfnisse anzupassen. Geben Sie in die Rechnungsvorlage beispielsweise noch die richtigen Daten der Kunden ein und natürlich die Bezeichnung der erbrachten Leistung. 

👍🏼 Tipp: Sie erhalten auch direkt auf dieser Seite Rechnungsvorlagen als PDF-Datei. Hinterlassen Sie einfach einen Kommentar und ich sende Ihnen 3 Rechnungsvorlagen per E-Mail zu! Das erspart Ihnen wertvolle Zeit, um nach der richtigen Rechnungsvorlage zu suchen.

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