Rechnungen an Kunden auf Auftraggeber zu schreiben ist in jedem Unternehmen ein Muss – egal ob Großkonzern oder Kleinunternehmer. Um diese Angelegenheit einfacher zu gestalten, bieten sich vor allem zu Beginn einer Selbstständigkeit Vorlagen für Rechnungen an. Sind später ausreichend Einnahmen für die Investition in ein Rechnungsprogramm vorhanden, ist das natürlich die bessere Lösung.

In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Rechnungsvorlage ist und welche Vorteile sie bietet. Zudem lesen Sie, wie eine professionelle Rechnungsvorlage aufgebaut sein sollte.

Was ist eine Rechnungsvorlage?

Eine Rechnungsvorlage ist die Vorlage einer Muster-Rechnung, in der alle erforderlichen Pflichtangaben enthalten sind. Sie brauchen sich bei einer Rechnungsvorlage keine Gedanken mehr um fehlende Informationen auf Rechnungen zu machen. Alle Pflichtangaben, wie beispielsweise Anschrift, Steuernummer, Leistungsdatum und Steuersatz, sind bei einem Muster zum Rechnung schreiben für Selbstständige bereits integriert. Auch die Zeit, um ein passendes Design in Word oder Excel zu erstellen, entfällt bei einer Rechnungsvorlage.

Das Einzige, was Sie bei einer Vorlage für Rechnungen tun müssen, ist, die Muster-Daten mit Ihren eigenen Angaben zu ersetzen. Ist in der Vorlage, die Sie kostenlos erhalten, eine bestimmte Funktion eingebaut, werden die Summen und die Umsatzsteuer automatisch berechnet. Das hat den Vorteil, dass Berechnungsfehler in jedem Fall vermieden werden.

👍🏼 Tipp: Sehr verbreitet sind Vorlagen zum Rechnung schreiben für Word und Excel, aber auch Muster für OpenOffice und im PDF-Format finden Sie im Internet zum Download. 

Vorteile von Rechnungsvorlagen

Eine kostenlose Rechnungsvorlage bieten viele Vorteile, von denen Sie als Unternehmen oder Selbstständiger profitieren können. Der größte Vorteil einer Vorlage für Rechnungen ist, dass Sie nicht selbst ein Dokument aufsetzen brauchen. Das erspart Ihnen einiges an Zeit und Rechercheaufwand.

• Kostenfreier Download: Meist können Sie Rechnungsvorlagen als kostenlose Version herunterladen. Bei vielen Anbietern brauchen Sie lediglich Ihre E-Mail-Adresse zu hinterlegen und erhalten anschließend die Vorlage zum Rechnung schreiben in Word oder Excel kostenlos zum Download.
• Keine spezielle Software: Um die heruntergeladene Rechnungsvorlage zu öffnen, brauchen Sie keine spezielle Software. Die Vorlagen zum Rechnung erstellen werden in den gängigen Programmen, wie Word, Excel und PDF, angeboten.
• Als PDF speicherbar: Auch wenn Sie eine Vorlage zum Rechnung schreiben in Word oder Excel kostenlos downloaden – Sie können diese jederzeit als PDF-Datei abspeichern.
• Ansprechendes Layout: Die kostenlosen Vorlagen zum Rechnung schreiben werden in verschiedenen Layouts angeboten. Sie können das Muster auswählen, das am besten zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt. Nicht nur Farben und Schriften spielen bei der Auswahl der Rechnungsvorlage eine Rolle, sondern auch die Anordnung der Elemente.
• Alle Pflichtangaben enthalten: Bei jedem Vordruck zum Rechnungen schreiben ist es wichtig, dass alle notwendigen Pflichtangaben aufgeführt sind. Das ist bei einer Rechnungsvorlage, die Sie im Internet zum Download finden, immer gegeben. Eine kostenlose Word-Vorlage können Sie mit Ihren Daten ersetzen und können so schnell Ihre Rechnung erstellen.

👍🏼 Tipp: Noch einfacher als mit Rechnungsvorlagen funktioniert das Rechnung erstellen mit einem Rechnungsprogramm. Mit dem können Sie noch mehr Zeit sparen, da z. B. die Daten der Kunden und Steuersätze automatisch eingetragen werden.

Aufbau einer professionellen Rechnung

Wenn Sie eine Rechnungsvorlage als Muster für Word oder Excel suchen, sollten Sie auf eine übersichtliche Gestaltung Wert legen. Das erweckt natürlich auch bei Kundinnen und Kunden einen professionellen und seriösen Eindruck. Noch wichtiger ist bei der Wahl einer Vorlage zum Rechnungen erstellen die Einhaltung aller Pflichtangaben, die in eine Rechnung gehören. Auch in jeder Rechnungsvorlage, die Sie kostenlos erhalten, ist das obligatorisch. In unserem Artikel Rechnung schreiben lesen Sie, welche das sind und wie Sie ein Rechnungsprogramm nutzen. 

Oftmals finden Sie auch Vorlagen für Rechnungen, die genau auf Ihre Berufsgruppe oder Branche abgestimmt sind. Meist ist das an Farben zu erkennen. Für Zahnärzte wird beispielsweise oft Hellgrün oder Blau verwendet, während in der Finanzbranche Grau und Schwarz gängige Farben in Rechnungsvorlagen sind. 

Rechnungsvorlage mit und ohne Umsatzsteuer

Eine Vorlage zum Rechnungen schreiben sollte zwingend die Angabe der Umsatzsteuer enthalten. Bei Rechnungen von mehr als 250 € muss diese als Steuersatz und Steuersumme in der Rechnungsvorlage ausgewiesen sein. Sind Sie als Kleinunternehmer tätig, entfällt diese Regelung beim Rechnung erstellen für Sie.

👍🏼 Tipp: Sowohl für umsatzsteuerpflichtige Unternehmer als auch für Kleingewerbe gibt es Vorlagen zum Rechnung schreiben. Der einfachste Weg, als Kleinunternehmer das richtige Muster für das Rechnung schreiben zu finden, ist durch die Eingabe des entsprechenden Suchbegriffs im Internet. So finden Sie schnell und unkompliziert die richtige Rechnungsvorlage, die kostenlos ist.

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